仕事の効率を上げる方法

どうもタクです。今回は仕事を効率化について考えていきます。
効率化といっても様々ですが、今回は簡単にできる仕事の効率化を
紹介いたします。

この記事の内容
仕事の優先順位を決める
目標を決める
タイムスケジュールを作成
情報の共有化

はい、仕事の効率化においてまず最初に仕事の優先順位を作りましょう
これをしないと重要でもない仕事に手を付けて、後からこっちの方急ぎでやってとか
上司に言われてしまい、大変なことになります。
実際に私も経験しました(;´･ω･)

一度紙に優先順位を書き出すことをお勧めします。
自分の場合はPCのメモ帳を利用していました。

優先順位の区別は以下の通りです。

①緊急重要
②重要ではないが緊急
③緊急ではないが重要
④重要でも緊急でもない

①緊急重要
　納品期限が近く大変な作業が対象になります。

②重要ではないが緊急
　作業を依頼するメールや他の人に話しとかないと作業が滞ってしまうものです。
　定例作業なども含みます。

③緊急ではないが重要
　これは、放っておくと、緊急重要にシフトチェンジする作業を言います。
　必ずやらなければいけないが、期限が遠い作業などです。

④重要でも緊急でもない
　正直これは片手間にできる作業です。

上記事項別にタスクの優先順位を振り分けましょう！

次に目標を決めましょう
いつまでに何を終わらせるのかを決め
其処から逆算し、本日は何をするのか等を決めます。

上記の優先順位が決まったら次に余裕があるのなら

タイムスケジュールを作りましょう
いつまでに何をやるのかを明確にしていきます。

先ずは日別にスケジュールを決めていきましょう！この時のポイントは納期を早めに設定しましょう。
これを行うことにより、まだ期間があるからいいやなどで作業を先延ばしにした結果間に合わないということが無くなっていきます。

日別の作業スケジュールを決めたら1日のスケジュールを決めます。
何の作業を何時に行うかを書き、基本的にその時間帯は、タイムスケジュールに書いた仕事しかしないようにしましょう。

まあ、実際には、関係ない作業などが入りスケジュールが変わる場合もあるので、
少し余裕のあるスケジュールを組むことをおすすめします。

情報の共有化をしましょう。
自分ですべて抱えるのではなく、上司に相談しましょう。
その際には、進捗具合や不明点をまとめた用紙を印刷し、
渡すことにより情報を効率良く共有し、アドバイスを頂けます。

稀に何も教えてくれない人がいますが、印刷した情報があるので、
相談を行った証明にもなります。

今回は４つ作業の効率化を記載いたしました。
他にも世の中には便利なツールを使用して効率を上げる方法があります。
良かった自分に合ったツール等を探してみるのもいいですね！
仕事の効率が上がれば自由な時間も少しは増えるかもしれません。
そうすればチャレンジできる仕事が任されるかもしれませんね。

因みに効率化した後仕事を増やされた経験があり、嫌だな～と思ったこともあります。